こんにちは、のりです。
「そのへんの金額は、あとでまとめて伝えますね」
そう言われたまま、動き出したことはありませんか？
今日は、口頭やチャットで来た依頼を受けるときに、ぼくが作業前にやっていることを書きます。
依頼は、口頭やチャットで来ることが多い
秘書やコミュニティ運営の仕事だと、依頼は口頭やチャットで来ることがよくあります。
音声メッセージで届いたり、雑談の延長で「これ、お願いできますか」と頼まれたり。その場では分かった気になっているので、そのまま動いてしまいがちなんですよね。
あとから読み返すと、迷うところが出てきます
でも、あとから読み返すと、分からなくなることがあります。
たとえば、
- 伝えられた数字が金額なのか、割合なのか
- 範囲が「今回だけ」なのか、「これから毎回」なのか。
聞いた瞬間は分かった気がしても、言葉だけだと解釈がずれるんですよね。
ずれたまま作業を進めると、納品タイミングで「思っていたのと違う」が出てきます。作業をやり直すことになるかもしれませんし、お金の話をもう一度しないといけなくなるかもしれません。
どちらも、できれば避けたいところです。
作業の前に、3つだけ文字にする
だからぼくは、条件が曖昧な依頼を受けたら、まず見積書の形に起こすようにしています。
書き出すのは、この3つです。
- 金額
- 範囲
- 期間
思っていた内容を、いったん文字にして相手に見せます。そこで「はい、それで」と返事をもらってから、初めて作業に入ります。
チャットの箇条書きで、十分です
見積書といっても、チャットに箇条書きで送るだけで十分です。きちんとした書類を作る必要はありません。
たとえば、こんな形です。
念のため、内容を確認させてください。
・金額：◯円（今回分のみ）
・範囲：◯◯の作成まで
・期間：◯月◯日まで
この内容で進めて大丈夫でしょうか？
◯のところを埋めようとすると、自分がどこを分かっていないのかも見えてきます。埋められない項目があれば、そこが相手に聞くべきところです。
「金額はあとで」と言われた場合も同じです。
金額の欄には「◯月◯日までにご相談」のように、いつ決めるかを書いておきます。決まっていないことも、決まっていないまま文字にしておけば、あとで迷いません。
面倒に見えて、いちばん早い
書面にするひと手間は、面倒に見えていちばん早いんですよね。
あとから「思っていたのと違う」が出なくなるので。口頭やチャットの依頼に慣れてくると、確認のひと手間を省きたくなります。
「わざわざ聞くのは失礼かな」と感じることもあるかもしれません。
でも、短い確認を送るだけなら、相手の負担もほとんどありません。返事も「はい、それで」のひとことで済みます。
今日からできる、小さな一歩
- 最近受けた依頼をひとつ選んで、金額・範囲・期間を書き出してみる
- 埋まらない項目があったら、次のやり取りでそこだけ確認する
あなたが最近受けた依頼、条件はきちんと文字になっていますか？
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