「会議のあと、議事録づくりに毎回1時間以上かかる…」
「録音を文字にして、どうまとめればいいのか全然わからない」
こんにちは、のりです。
この気持ち、痛いほどわかります。
ぼくも最初は、会議の録音を何度も巻き戻しながら、手打ちで議事録を作っていました。
1時間の会議で、まとめに1時間半。
終わったころにはヘトヘトでした。
でも、いまはオンライン秘書の仕事として議事録作成を受けていますが、同じ1時間の会議を 5分くらい で仕上げられるようになりました。
魔法でも特別なスキルでもありません。
AIに任せる手順を知っただけなんです。
この記事では、ぼくが実務でやっている「録音 → 文字起こし → AI要約 → 人の目で仕上げ」の流れを、初心者向けにそのままお見せします。
先に結論を言うと、議事録づくりは録音・文字起こし・要約の3ステップで9割終わります。
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AI議事録の作り方は、たった3ステップ
まず全体像から。
難しく考える必要はありません。
議事録づくりは、こう分解できます。
- ステップ1：会議を録音・録画する（準備でほぼ決まる）
- ステップ2：録音をAIで文字起こしする
- ステップ3：文字起こしをAIに要約させる
この3つで、議事録の中身は9割できあがります。
残りの1割は、人の目で直す最後の5分。
ここは後半でお話しします。
つまり、あなたが一言一句を手で打つ必要は、もうないんです。
では、順番に見ていきますね。
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ステップ1：会議の録音・録画の準備でつまずかないコツ
地味なんですが、ここがいちばん大事です。
議事録の質は、録音の質でほぼ決まります。
どんなに優秀なAIでも、音がこもっていたり途切れていたりすると、正しく文字にできません。
ぼくが実務で気をつけているのは、この3つです。
1. 会議の冒頭で「録音します」と一声かける（トラブル防止＋話者が意識してくれる）
2. ZoomやGoogle Meetの「レコーディング」機能をそのまま使う
3. 音声だけでなく、できれば画面共有も録画しておく
オンライン会議なら、専用の機材はいりません。
ZoomやMeetの標準の録画機能で十分なんです。
ひとつだけコツを足すなら、「話す人がかぶらないよう、一人ずつ話してもらう」 よう最初にお願いしておくこと。
複数人が同時にしゃべると、AIの文字起こしがぐちゃぐちゃになります。
ここを整えるだけで、後のステップが一気にラクになるんですよね。
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ステップ2：会議の音声をAIで文字起こしする
録音ができたら、次は文字起こしです。
ここは無料でも有料でも、使えるツールがたくさんあります。
初心者のあなたには、まずこの2択で十分です。
手軽に始めるなら「録画時の自動文字起こし」
Zoomの有料プランやGoogle Meetには、会議中に自動で文字起こしをしてくれる機能があります。
会議が終わった時点で、テキストがもう手元にある状態。
これがいちばんラクです。
まずはここから試してみてください。
録音ファイルから起こすなら専用ツール
録音ファイル（mp3やm4a）だけが手元にある場合は、文字起こし専用のツールに音声をアップロードします。
最近は日本語の精度もぐっと上がっていて、1時間の会議が数分でテキストになります。
ちなみにぼくは、ブラウザ上でサクッと文字起こしできるChrome拡張を自作して使っています。
毎回ツールを開き直す手間が地味にストレスだったので、自分の作業に合わせて作ってしまったんですよね。
ただ、これは「そこまでこだわりたくなった人の話」です。
最初は既存のツールで全然かまいません。
大事なのは、完璧な文字起こしを目指さないこと。
この時点では、多少の誤変換があってもOK。
次のステップでAIが整えてくれるからです。
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ステップ3：ChatGPTで議事録を要約する（プロンプト実例つき）
ここが、この記事のいちばんの山場です。
文字起こししたテキストを、ChatGPTなどのAIに貼り付けて要約させます。
でも、ただ「要約して」と頼むだけだと、ふわっとした感想文みたいなものが返ってきます。
議事録で本当に必要なのは、
- 何が決まったのか（決定事項）
- 誰が、いつまでに、何をするのか（ToDoと担当者）
この2つですよね。
だから、指示文（プロンプト）で「何を漏らさず拾ってほしいか」を具体的に伝えるのがコツなんです。
ぼくが実際に使っているプロンプトは、こんな形です。
あなたは優秀なオンライン秘書です。
以下は会議の文字起こしです。
これをもとに議事録を作成してください。
【出力してほしい項目】
1. 会議の概要（3行以内）
2. 決定事項（箇条書き）
3. ToDo（「担当者・タスク内容・期限」をセットで箇条書き）
4. 保留・次回に持ち越しになった論点
【ルール】
・決定事項とToDoは、絶対に漏らさないでください
・誰が発言したか担当者名がわかる場合は必ず明記してください
・期限が話に出ていない場合は「期限未定」と書いてください
・事実のみをまとめ、あなたの意見や推測は加えないでください
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（ここに文字起こしを貼り付け）
ポイントは、「担当者・タスク・期限」をセットで出すよう指定すること。
ここを指定しないと、AIは「〜する必要がある」とだけ書いて、誰がやるのかを飛ばしてしまうんです。
それだと、議事録として使いものになりません。
もうひとつ大事なのが「あなたの意見や推測は加えないで」という一文。
これを入れないと、AIが気を利かせて、会議で誰も言っていないことを付け足すことがあります。
議事録に創作が混ざるのは、いちばん怖いんですよね。
このプロンプトを一度メモに保存しておけば、次からは貼り替えるだけ。
かなり時短になります。
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最後の5分、人の目で直す（ここが秘書の価値）
AIが要約を出したら、ほぼ完成です。
でも、そのまま提出してはいけません。
AIの議事録は、最後に必ず人の目で直します。
ぼくが実務で確認しているのは、この3点です。
- 決定事項が本当に合っているか（一番トラブルになりやすい）
- 担当者名やタスクの期限に、聞き間違い・取り違えがないか
- 固有名詞（社名・商品名・人名）の誤変換がないか
この確認に、だいたい5分。
1時間かけていた作業が、録音・文字起こし・要約・チェックで合計15分ほどになります。
そして、この「最後の5分」こそが、人が入る意味なんです。
AIは9割やってくれます。
でも、決定事項が1つ間違っているだけで、会議そのものが台無しになる。
そこを守れるのが、人の手の価値なんですよね。
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議事録づくりは、未経験でも受けやすい在宅の入口仕事
ここまで読んで、こう感じた人もいるかもしれません。
「これ、自分の仕事の会議でも使えるな」
「というか、これで在宅の仕事になるの…？」
なります。
ぼくがオンライン秘書として実際に受けているのが、まさにこの議事録作成なんです。
議事録づくりは、在宅の入口としてかなり受けやすい仕事だと思っています。
理由はシンプルです。
- 特別な資格がいらない
- 手順が決まっていて、再現しやすい
- 会議に参加しなくても、録音さえもらえれば完結できる
派手なスキルはいりません。
必要なのは、この記事の手順を1回試してみる行動だけなんです。
あなたの「ていねいに整理する」当たり前が、忙しい誰かの「ありがとう」に変わる。
議事録は、その入り口にぴったりの仕事だと思うんですよね。
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さいごに
もう一度、流れをまとめます。
- ステップ1：録音・録画の準備で質が決まる
- ステップ2：AIで文字起こしする（誤変換は気にしない）
- ステップ3：担当者・タスク・期限を指定してAIに要約させる
- 最後の5分：人の目で決定事項と固有名詞を直す
これだけで、議事録の9割は終わります。
もしいま、議事録に毎回1時間以上かけているなら。
次の会議で一度だけ、この手順を試してみませんか？
そして、作業にかかった時間を計ってみてください。
きっと「え、こんなに早いの」と驚くはずです。
その小さな驚きが、在宅で仕事を受けてみる最初の一歩になるかもしれません。
一緒に、コツコツ進めていきましょう！
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