「資料作成って、時間がかかるしデザインセンスもない」
「こんなの、在宅で受けられる仕事なのかな」
こう思って、資料作成の案件を見送っていませんか？
こんにちは、のりです。
今日は、オンライン秘書がクライアントの提案資料や報告スライドを、AIで「下ごしらえ」する実務手順の話を書きます。
先に大事なことをひとつ。
AIに資料を丸投げして一発完成、なんてことはありません。
ぼくも実務でクライアントの資料を任されることがありますが、AIに全部作らせてはいないんです。
やっているのは、たったひとつ。
「白紙の時間」を消すこと。
ここが今日いちばん伝えたいところです。
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資料作成の本当の時間泥棒は「デザイン」じゃない
資料作成が苦手な人って、たいてい「デザインができないから」と思っています。
ぼくもそう思っていました。
でも、実際に手が止まる場所って、デザインじゃないんですよね。
白紙のスライドを前にして、
「何から書けばいいんだ」
「どういう順番で並べればいいんだ」
ここで固まる。
この「構成を決める最初の時間」こそが、いちばんの時間泥棒なんです。
資料作成でしんどいのは、飾りつけじゃなくて、白紙の時間なんですよ。
そして、この白紙の時間こそ、AIがいちばん得意な部分なんです。
逆に言うと、デザインの飾りつけは、テンプレートを使えばなんとかなります。センスの問題じゃないんですよね。
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AIに資料を「丸投げ」してはいけない理由
AIに「提案資料を作って」とお願いすると、それっぽいものは出てきます。
でも、そのまま出すと事故ります。
理由はシンプルで、AIはクライアントの事情を知らないからです。
- 誰に向けた資料なのか
- どんな数字を持っているのか
- 現場で何が起きているのか
このあたりを、AIは知りません。
だから、それっぽいけど中身が空っぽの資料ができあがる。
ぼくは元ウェブライターなんですが、そのころからずっと同じ考え方でやってきました。
骨組みは借りていい。でも、言葉は自分で入れる。
これを資料版に展開したのが、これから話す3ステップです。
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AIで資料を下ごしらえする3ステップ
ステップ1：目的とゴールを伝えて、構成案を3パターン出す
いきなり中身を作らせないのがコツです。
まずは構成案だけ。
AIにこう伝えます。
- 誰に見せる資料か（例：取引先の決裁者向け）
- 何を達成したいか（例：新サービスの導入を検討してもらう）
- 何分・何枚くらいか
そのうえで、「構成案を3パターン出して」とお願いします。
1パターンだと、それが正解に見えてしまうんですよね。
3つ並べると、比べられる。
「この流れがいちばんしっくりくるな」が見えてくるんです。
ここまでで、白紙の時間はほぼ消えます。
ステップ2：不要な要素を削って、順番を決める
3パターンから、いいとこ取りをします。
ここは自分の仕事です。
- 「この項目はいらないな」を削る
- 「これは前に持ってきたほうが伝わる」を並べ替える
AIが出したものを、そのまま使わない。
削って、順番を整える。
クライアントの事情を知っているのは、AIじゃなくてあなたのほうです。
足すより、削るほうが資料は伝わるようになります。
この「削る・並べ替える」判断こそ、人がやる価値のある部分なんですよね。
ステップ3：1枚ずつの要点をAIに整理させ、言葉と数字は自分で入れる
構成が固まったら、スライド1枚ずつの要点をAIに整理させます。
「この1枚で伝えたいことを、箇条書き3つにして」みたいに。
でも、ここが最後の分かれ道。
具体的な言葉と数字は、AIに入れさせない。自分で入れます。
- クライアントの実際の数字
- 現場で使われている言葉
- 「ここだけは伝えたい」という一文
これはクライアントに確認しながら、自分の手で埋める。
AIが作った骨組みに、本物の中身を流し込むイメージです。
この分担なら、デザインセンスがなくても資料は仕上がります。
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つまずきやすいポイント
AIで下ごしらえするとき、よくやりがちな失敗を先にお伝えしますね。
1つ目は、最初から完璧な指示を出そうとすること。
最初はざっくりでいいんです。構成案を見てから、少しずつ注文を足していくほうがうまくいきます。
2つ目は、AIの出力をそのまま信じること。
もっともらしい数字や事例を、平気で作ってきます。数字だけは必ず自分で裏取りしてください。
3つ目は、デザインに時間をかけすぎること。
テンプレートに沿って、色は2〜3色まで。凝るより、そろえる。それだけで見やすくなります。
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資料作成は、会社員時代の延長線にある
ここまで読んで、こう思った人がいるかもしれません。
「なんだ、意外とできそうかも」
そうなんです。
考えてみると、会社員のときに会議資料や報告スライドを作った経験、ありませんか？
あの「誰に、何を、どう伝えるか」を考える力。
それって、まさにオンライン秘書の資料作成で求められる力なんですよ。
あなたが会社で毎日やってきたことは、そのまま在宅の最初の仕事につながります。
ゼロから始めるわけじゃない。
すでに持っているものを、AIで少しラクにするだけなんです。
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さいごに
資料作成で手が止まる原因は、デザインでも、センスでもありませんでした。
「白紙の時間」です。
そこをAIに任せて、削る判断と、本物の言葉は自分で入れる。
この分担なら、未経験でも資料作成は受けられると、ぼくは思っています。
もし次に資料を頼まれたら、あるいは練習してみたくなったら。
まずAIに構成案を3パターン出させるところから、始めてみてください。
それだけで、白紙の時間は消えます。
あなたが会社で積んできた経験を、在宅の仕事に変えていきましょう！
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