こんにちは、のりです。
「AIに頼むと、資料もまとめも説明もどんどん増える」
「相手が本当に読んでくれているのか、自信がない」
「実績がないから、量で頑張りを見せたくなる」
痛いほどわかります。
ぼくも人見知りで、相手に「これ、要りましたか？」と聞くのが苦手なタイプです。
今日は、AIの提案を全部は採らない、という話を書きます。
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結論：相手に渡すのは「読んで分かる1つ」だけ
先に答えを書きますね。
AIが「全部つけましょう」と言ってきても、相手に渡す成果物は「読んで分かる1つ」に絞る。 これが、ぼくの決めているルールです。
オンライン秘書の成果物でいえば、こんなものが対象になります。
- 議事録
- 作業の報告
- 月次レポート
- ちょっとした連絡文
どれも、AIに頼むと「ここも足せます」「別紙も作れます」と案がどんどん出てきます。
でも、全部を渡す必要はありません。
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今朝の投稿で見た「数字では得。でも採らない」という型
今朝の投稿に、こんな構造の話がありました。
- 図つきの投稿は、約2倍見られた
- AIは「全部に図を付けよう」と提案してくる
- 数字だけ見れば、その提案は正しい
- でも、内容の理解を助けない図まで付けると、読みにくくなる
- だから、理解を助けない図は外す。付けるなら手を抜かない
ぼくは、これがそのまま秘書の仕事にも当てはまると思ったんです。
AIが出す案は、数字上は得に見えることが多いです。
資料が増えれば、丁寧に見える。説明が増えれば、頑張って見える。
そこは、認めていいと思います。
でも、相手の理解を助けないものは外す。付けるなら手を抜かない。
ここが、ぼくの軸です。
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量が増えると、相手は「読む前に疲れる」
成果物が増えると、何が起きるか。
相手はまず「どれから読めばいいんだろう」と考えます。
本題に入る前に、ひとつ仕事が増えるんですよね。
特に、忙しい依頼主ほどそうなるんじゃないでしょうか？
そして、人見知りの人ほど「聞けない」から、量で安心しようとします。
「多めに出しておけば、足りないとは言われないはず」
その気持ちは、すごくわかります。
ただ、丁寧さは量ではなく、相手が迷わず読めることで伝わります。 ここが大きいんです。
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絞り方の3つのポイント
ポイント1：「これを読めば足りる」を先に決める
AIに頼む前に、一文で決めます。
「この成果物で、相手に何が分かってほしいのか」
議事録なら「決まったことと、次にやること」。
月次レポートなら「今月どうだったか、来月どうするか」。
一文で言えないなら、まだ絞れていないサインです。
ポイント2：AIの案を、相手の理解で仕分ける
AIが出した案を、1つずつ見ていきます。
- これがないと、相手は迷うか？
- これは、本題の理解を助けているか？
- 自分が安心したいだけではないか？
3つ目が、いちばん刺さる問いかもしれません。
「自分が安心したいだけ」の項目は、外します。
ポイント3：残すものは、手を抜かない
減らすことは、手抜きではありません。
残した1つは、見出し、順番、言葉づかいまで整えます。
減らすのは、1つを丁寧に仕上げるため。 量を減らして、質に時間を回すイメージです。
ここがないと、ただ少ないだけの成果物になってしまいます。
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特別なスキルがなくても、「減らす判断」は今日から持てる
実績がないと、足し算でしか頑張りを見せられない気がしますよね。
でも、減らす判断にスキルはいりません。
必要なのは「相手は何を読めば困らないか」を考えることだけです。
そして、こう考える人は、相手の仕事を少しラクにします。
「この人に任せると、読むだけで済むから楽」
信頼は、そんなところから、じわじわ積み上がっていくんじゃないでしょうか。
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今週の一歩：送る資料から、要らない1項目を削る
会社員のうちに試せる、小さな練習があります。
1. 今週送る社内資料や連絡文を1つ選ぶ
2. 「これを読めば足りる」を一文で書く
3. その一文に関係ない項目を、1つだけ探す
4. その1項目を削って、送る
全部を見直さなくて大丈夫です。
削るのは、1項目だけ。
相手の反応を、少しだけ観察してみてください。
聞けなくても、「あれ、読みやすいね」の一言で十分わかるはずです。
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さいごに
AIの提案は、数字の上では正しいことが多いです。
でも、正しい案を全部採ることと、相手に伝わることは別なんですよね。
あなたが最近送った資料の中に、「自分が安心したいだけ」の項目はありませんでしたか？
小さく減らすところから、一緒に試していきましょう！
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最後まで読んでくださり、ありがとうございました。
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