資料作成が苦手でもいい｜AIと分ける4工程の手順
「資料作成できます、なんて言えない。実績もセンスもないし」 「パワポで見栄えのいいスライドを作るの、昔から苦手なんですよね」 この気持ち、痛いほどわかります。 ぼくもそうでした。 こんにちは、のりです。 今日は「資料作成が苦手なままでも、A
「資料作成できます、なんて言えない。実績もセンスもないし」
「パワポで見栄えのいいスライドを作るの、昔から苦手なんですよね」
この気持ち、痛いほどわかります。
ぼくもそうでした。
こんにちは、のりです。
今日は「資料作成が苦手なままでも、AIに渡す工程を分ければ、オンライン秘書の仕事として受けられるかもしれない」という話を書きます。
先に結論から言いますね。
資料作成は、センスの仕事ではありません。
構成を決めて、体裁を整える段取りの仕事です。
ここが、この記事でいちばん伝えたいところなんです。
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資料作成が苦手な人ほど、AIとの「分担」で救われる
資料作成って、ひとかたまりの「才能」だと思われがちなんですよね。
でも、ほどいてみると、実は4つの工程に分かれています。
- 工程1：目的とゴールの確認（この資料で相手に何をしてほしいのか）
- 工程2：構成・骨子（どんな順番で並べるか）
- 工程3：文章の下書き（各ページに何を書くか）
- 工程4：体裁・見た目（読みやすく整える）
そして、AIが強いのは工程2と工程3。
人が持つべきなのは工程1と工程4なんです。
「きれいに作る」より「相手が判断できる資料にする」。これが秘書の資料作成なんですよね。
つまり、あなたが苦手だと思っている「見栄え」や「センス」の部分は、仕事の一部でしかないんです。
順番に見ていきますね。
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その前に：ぼくが「センスじゃない」と気づいた話
えらそうに工程を語っていますが、ぼくもデザインは得意じゃありません。
むしろ苦手なほうです。
でも、自分の講座や教材、SNSに出す図解を作る必要が出てきたとき、逃げられなくなったんですよね。
最初は真っ白なスライドを前に固まっていました。
いきなり「かっこいい1枚」を作ろうとしていたからです。
そこで、順番を変えてみたんです。
見た目は後回し。
まず「何を、どの順番で伝えるか」を生成AIに壁打ちして、骨子から決めていきました。
そうしたら、手が動いたんです。
真っ白で止まっていた原因は、センス不足じゃなかった。
「構成が決まっていないのに、いきなり飾ろうとしていた」だけでした。
ここがハッとしたところなんですよね。
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工程1：目的とゴールの確認は「人」が持つ
いちばん最初の工程は、AIに渡してはいけないところです。なぜなら、これはクライアントの頭の中をくみ取る仕事だから。
資料作成って、「作ること」がゴールに見えて、本当のゴールは別にあるんですよね。
- この資料を見た相手に、何を決めてほしいのか
- 誰に見せるのか（社内なのか、取引先なのか）
- いつ、どんな場面で使うのか
ここがズレると、どんなにきれいなスライドを作っても「思ってたのと違う」になります。
だから、依頼を受けたら最初にやることは、パワポを開くことじゃありません。
相手に質問することなんです。
「この資料は、最終的に誰に何を判断してもらうためのものですか？」
この一言を聞けるかどうか。
ここで、AIには真似できない価値が出ます。
目的をつかむのは人の仕事。ここを飛ばすと、その先の全工程が空回りします。
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工程2：構成・骨子はAIに任せると一気にラクになる
ゴールが決まったら、次は構成です。
ここからAIの出番なんですよね。
手順はシンプルです。
1. 工程1で確認した「目的・相手・使う場面」を、そのままAIに伝える
2. 「この資料の構成を、スライドの見出しレベルで提案して」と頼む
3. 出てきた構成を見て、多すぎるページを削る／足りない視点を足す
4. 「もっと相手が判断しやすい順番はある？」と問い直す
ポイントは、一発で完成を狙わないこと。
AIが出した構成は「たたき台」です。
それを見て、あなたが「この順番のほうが伝わるな」と直していく。
この往復で、骨子が固まります。
ゼロから構成を考えるのって、いちばん脳のエネルギーを使うところなんですよね。
そこをAIに預けられるだけで、資料作成のしんどさはかなり減ります。
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工程3：文章の下書きもAIが得意
構成が決まったら、各ページの中身です。
ここもAIが強いところなんですよね。
1. 固まった構成を貼って、「各スライドに入れる文章を、箇条書きの下書きで」と頼む
2. 1スライドの情報量が多すぎたら「もっと短く、1メッセージに」と削らせる
3. 専門用語が多ければ「相手は◯◯なので、その人が分かる言葉に」と調整する
ここで大事なのは、AIの文章をそのまま使わないことです。
AIの下書きは、平均点の文章になりがちなんです。
だから、クライアントの言い回しやトーンに寄せて、あなたが手を入れる。
下書きの「量」はAIに、仕上げの「トーン」は人に。
こう分けると、速さと自然さの両方が手に入ります。
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工程4：体裁・見た目は「整える」だけでいい
さあ、あなたが苦手だと思っている工程です。
でも、安心してください。
ここでやることは「デザインする」ことじゃありません。
「読みやすく整える」だけなんです。
センスの問題に見えて、実はチェックリストで対応できます。
- 1スライドに詰め込みすぎていないか
- フォントの種類とサイズがバラバラになっていないか
- 色は多くても3色くらいに絞れているか
- 文字の位置（左揃えなど）がそろっているか
- 相手が3秒見て「何のページか」分かるか
これだけで、資料は「それっぽく」なります。
ゼロから飾るセンスは要りません。
「散らかっていない状態」に整えるだけで、ぐっと伝わる資料になるんです。
そして最後に、工程1で確認したゴールに戻る。
「この資料で、相手はちゃんと判断できるか？」
この最終確認だけは、人がやります。
ここが秘書の仕事の締めなんですよね。
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つまずきやすいポイント
この分担でやるとき、よくあるつまずきを先にお伝えしておきますね。
1つ目は、工程1を飛ばして、いきなりAIに「資料作って」と丸投げすること。
目的が曖昧なまま作ると、きれいだけど使えない資料になります。
2つ目は、工程4で完璧なデザインを目指してしまうこと。
秘書に求められているのは、アート作品じゃありません。
相手が判断できる、整った資料です。
ここを勘違いすると、いつまでも終わりません。
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よくある質問
Q. デザインセンスがないままで、本当に受けていいんですか？
いいと思います。
センスが要るのは工程4の一部だけで、しかも「整える」で対応できるからです。むしろ苦手な人ほど、AIとの分担が武器になります。
Q. AIに全部任せてしまってもダメですか？
おすすめしません。
工程1（目的のくみ取り）と工程4（最終確認）は、人が持たないと「相手が判断できる資料」になりにくいからです。全部任せると、平均点の資料で止まります。
Q. パワポの操作自体が苦手でも大丈夫ですか？
構成と下書きが固まっていれば、操作は「配置する」だけになります。ゼロから考えながら作るより、ずっとハードルは下がるはずです。
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さいごに
もう一度だけ整理しますね。
- 工程1（目的・ゴール）：人が持つ
- 工程2（構成・骨子）：AIが得意
- 工程3（文章の下書き）：AIが得意
- 工程4（体裁・最終確認）：人が整える
資料作成は、センスの一発勝負ではありません。
工程を分けて、渡す順番を決める段取りの仕事です。
もしよかったら、小さな一歩を試してみてください。
今あなたが会社で使っている資料を1枚だけ、生成AIに「構成から作り直して」と渡してみるんです。
それだけで、「あ、ここまでAIがやってくれるんだ」という感覚がつかめると思います。
あなたが苦手だと思っていた資料作成、本当に全部が苦手でしたか？
それとも、構成と見た目を一気にやろうとしていただけだったでしょうか。
一緒に、少しずつ「できること」を増やしていきましょう！
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