「返信、そっけないよね」
「別に怒ってないんだけど、冷たく見えるみたい」
そう言われて、ちょっとへこんだこと、ありませんか？
こんにちは、のりです。
ぼくは在宅でオンライン秘書の仕事をして、2年半ほどになります。
そして、かなりの人見知りです。
ぶっちゃけ、ぼくも用件だけポンと返しがちなタイプなんです。
でも、チャットって声も表情も乗らないんですよね。
だから用件だけ返すと、本人にそのつもりがなくても冷たく読まれてしまう。
今日は、その「冷たく読まれる場所」の話を書きます。
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冷たく読まれるのは、性格のせいじゃない
先に結論から言いますね。
チャットの返信が冷たく見えるのは、あなたの性格のせいじゃないんです。直せる「場所」の問題なんですよ。
その場所は、だいたい3つに絞れます。
- 一行目
- 結び
- 確認の返し
ここだけなんです。
冷たく読まれる文章は、全体がダメなわけじゃなくて、たった3か所の言葉が足りていないだけなんですよね。
しかも、直すのに必要なのは一言だけ。
文章を長くする必要はありません。
秘書として返信を書くとき、ぼくが足している一言には共通点があります。「相手が次にどう受け取って、どう動けばいいか」が分かる一言。
ここが本質なんですよね。
では、3つの場所を順番に見ていきます。
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場所1：いきなり用件から入る一行目
まずは一行目。
冷たく見える返信って、だいたいこうなっています。
Before:
> 明日の14時で大丈夫です。
用件としては100点です。
でも、受け取る側は「え、それだけ？」と感じてしまうんですよね。
ここに一言足すだけで変わります。
After:
> ご連絡ありがとうございます！明日の14時で大丈夫です。
足したのは「ご連絡ありがとうございます」の一行だけ。
いきなり用件から入らず、まず相手の連絡を一度受け止める。
それだけで、ぐっと柔らかくなるんです。
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場所2：「承知しました」で切れる結び
次は結び。
人見知りの人ほど、ここでスパッと切りがちなんですよね。
Before:
> 承知しました。
間違ってはいません。
でも、これで会話が終わると、壁をバタンと閉じたような印象になる。
After:
> 承知しました！それでは進めておきますね。
足したのは「それでは進めておきますね」だけ。
このあとどうなるか、相手に見通しが見えるんです。
「ちゃんと受け取ってくれた」という安心が残ります。
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場所3：「できません」で終わる確認の返し
最後は、断りや確認の返し方。
ここが、いちばん冷たく読まれやすい場所です。
Before:
> その日は対応できません。
事実としては正しい。
でも、言われた側は突き放された感じがするんですよね。
After:
> その日は難しいのですが、翌日なら対応できます。
できないことだけで終わらせず、できることを一言添える。
「できません」で止めるか、「代わりにこれならできます」まで書くか。この一言の差が、信頼の差になるんです。
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絵文字を盛ることじゃないんです
ここで一つ、勘違いしやすいポイントを。冷たく見えるなら絵文字を増やせばいい、と思うかもしれません。
でも、そこじゃないんですよね。
絵文字やスタンプで柔らかくするのが悪いわけではありません。軽いやり取りなら、リアクション一つで十分なときもあります。
ただ、信頼が必要な仕事のやり取りで効くのは、絵文字の数より「一言の置き方」なんです。
- 一行目で、まず受け止める
- 結びで、次の見通しを添える
- 断るときは、できることを添える
やっているのは、たったこれだけ。
言葉数を増やすんじゃなくて、足りない一言を一つ置くだけなんです。
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よくある質問
Q. 毎回これをやると、文章が長くなりませんか？
一言足すだけなので、長くはなりません。
むしろ「ありがとうございます」の一行があるだけで、本文が短くても丁寧に読まれます。
Q. 相手が事務的な人なら、用件だけでいいのでは？
相手のテンションに合わせるのは正解だと思います。
ただ、一行目の受け止めだけは残しておくと安全ですよ。
Q. 人見知りで、そもそも言葉が出てきません。
わかります。ぼくもそうです。
だからこそ、毎回ゼロから考えずに「受け止め・見通し・代わりの案」の3つを型にしておくとラクなんです。
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さいごに
チャットの返信が冷たく見えるのは、性格のせいじゃありません。
一行目・結び・確認の返し。
この3か所に、一言足りていないだけなんです。
- 一行目は、まず受け止める
- 結びは、次の見通しを添える
- 断るときは、できることを添える
人見知りで売り込みが苦手でも、返信の一言なら誰でも直せます。
そして、その一言の積み重ねが「この人になら安心して任せられる」という信頼になる。その信頼が、継続の案件や、在宅での最初の1万円につながっていくんですよね。
いきなり全部を変えなくて大丈夫です。
まずは、直近に送った返信を1通だけ開いてみてください。そして、冷たく見える場所を1か所だけ直してみる。
それだけで、十分な一歩です。
あなたが最近送った返信の中で、いちばん「そっけなかったかも」と思うのは、どの一通ですか？
一緒に、少しずつ感じのいい返信にしていきましょう！
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