仕事のチャットが長文になる人へ｜結論1行目の3つの型
「ちゃんと説明しようとすると、どうしても長文になる」 「送ったあと、読まれているのか不安になる」 「返事が来ないのは、自分の書き方が悪いのかも」 痛いほどわかります。 ぼくも人見知りで、口頭で補足するのが苦手なタイプだからです。 こんにちは
「ちゃんと説明しようとすると、どうしても長文になる」
「送ったあと、読まれているのか不安になる」
「返事が来ないのは、自分の書き方が悪いのかも」
痛いほどわかります。
ぼくも人見知りで、口頭で補足するのが苦手なタイプだからです。
こんにちは、のりです。
今日は、在宅の仕事のチャットで「一読で相手が動ける連絡」を書く3つの型の話をします。
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結論：チャットは「結論1行目・番号・日付」で整う
先に答えを書きます。
- 結論を1行目に置く
- お願いは1つずつ番号で分ける
- 期限は日付で書く
この3つだけです。
文章力もセンスも、いりません。
返事が来ないとき、ぼくたちはつい「自分の書き方が悪い」と責めがちです。
でも、相手が怠けているわけではないことが多いと思うんですよね。
返事が来ないのは、相手が「どう動けばいいか」を決められない文面だから。 そういう可能性があります。
在宅の仕事は、表情も声のトーンも伝わりません。
対面なら「あ、つまりこういうことです」と補足できますが、チャットではできないんです。
だからこそ、文章の型が、そのまま信頼になります。
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仕事のチャットが長文で読みにくくなる理由
長文になる人は、たいてい誠実な人です。
- 失礼がないように経緯から書く
- 誤解されないように理由も添える
- 不安だから、念のため補足も足す
やさしさなんですよね。
ただ、読む側の立場で考えてみてください。
忙しい時間にチャットを開いて、まず目に入るのが経緯の説明。
「で、結局わたしは何をすればいいの？」
ここで一度、手が止まります。
手が止まると、「あとで読もう」になって、そのまま埋もれていく。
返事が来ない正体は、冷たさではなく、「あとで」の積み重ねなんじゃないかと、ぼくは考えています。
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Before・After：同じ内容を型で書き直す
秘書の仕事でありそうな連絡を例に、並べてみます。
（ここで使うのは、わかりやすさのための例文です）
Before：経緯から始まる長文
> お疲れさまです。先日の打ち合わせで、来月のセミナーの件が話に出ていたかと思います。その後、会場の候補がいくつか出てきまして、A会場は駅から近いのですが料金が少し高めで、B会場は安いものの少し遠く、どちらがよいか迷っております。また、参加者への案内文も作る必要があり、そちらも確認いただけるとありがたいです。お忙しいところ恐縮ですが、ご確認をお願いできればと思います。
丁寧です。
でも、お願いが何個あるのか、いつまでなのか、わかりません。
After：結論1行目＋番号＋日付
> お疲れさまです。セミナー会場について、2点ご確認をお願いします。
>
> 1. 会場をA（駅近・料金高め）とB（安い・やや遠い）のどちらにするか
> 2. 添付の案内文の内容確認
>
> 1は10/20（月）まで、2は10/24（金）までにいただけると助かります。
> 判断の材料が足りなければ、比較表をお送りします。
文字数は半分以下です。
それでも、相手がやることは完全に伝わります。
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型1：結論を1行目に置く
1行目に「この連絡で何をしてほしいのか」を書く。 これが一番大事です。
経緯や理由は、2行目以降で十分間に合います。
コピーして使える形はこれです。
> お疲れさまです。〇〇について、ご確認をお願いします。
> お疲れさまです。〇〇の件、ご報告です（対応は不要です）。
> お疲れさまです。〇〇について、ご相談です。
「確認」「報告」「相談」のどれなのかを先に言うだけで、相手の読み方が変わります。
「対応は不要です」と書いてあるだけで、相手はぐっと楽になるんです。
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型2：お願いは1つずつ番号で分ける
お願いが複数あるときは、文章でつなげません。
番号で分けます。
- 文章の中に埋めない
- 1つの番号に、お願いは1つだけ
- 数を先に伝える（「2点ご確認をお願いします」）
数を先に書くのは、地味に効きます。
相手は「2つだけなら、今やっちゃおう」と思いやすくなります。
返信する側も、「1はOKです、2は明日返します」と番号で返せます。
やり取りが、一気に軽くなるんです。
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型3：期限は日付で書く
「なるべく早めに」「お手すきの際に」。
やさしい言葉ですが、受け取る側は困ります。
「早め」が今日なのか、来週なのか、決められないからです。
- 悪い例：できるだけ早めにお願いします
- 良い例：10/24（金）の午前中までにお願いします
曜日もセットで書くと、カレンダーと照らし合わせやすくなります。
もうひとつ、大事なことがあります。
期限を書くのは、相手を急かすことではありません。
期限は、プレッシャーではなく、相手が予定を組むための情報です。
ここが本質なんですよね。
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今日からできる：送る前の3秒チェック
今日送る予定のチャットを1通、開いてみてください。
1. 1行目に「確認・報告・相談」のどれかが書いてあるか
2. お願いが複数あるなら、番号で分けたか
3. 期限が日付になっているか
この3つを直すだけです。
全部を一度に完璧にしなくて大丈夫です。
長文を貼ってAIに「結論を先頭にして、お願いを番号で分けて短くして」と頼むのも、ひとつの手です。
ただ、整えたあとに「自分が本当に頼みたいことか」を確かめるのは、書き手であるあなたです。
AIは道具で、主役はあなたの型です。
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未経験でも、最初の秘書案件の連絡でそのまま使える
ここまで読んで、「型はわかったけど、自分は実務経験がないし」と思ったかもしれません。
でも、この3つの型は、スキルではなく書き方です。
未経験でも、最初の1件目から使えます。
- 結論は1行目
- お願いは番号
- 期限は日付
これだけで、「この人は連絡がわかりやすいな」と思ってもらえる可能性があります。
人見知りで、口頭の補足が苦手でも大丈夫です。
文章の型が、あなたの代わりに信頼を積んでくれます。
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さいごに
今日の要点をまとめます。
- 返事が来ないのは、相手が動き方を決められない文面かもしれない
- 型は3つだけ。結論1行目・お願いは番号・期限は日付
- 文章力ではなく、型で在宅の連絡は整えられる
あなたが今日送るチャットは、どんな1通でしょうか？
まずはその1通だけ、結論を1行目に置いて、お願いを番号で分けてみてください。
そして、その型を使って、小さな在宅の仕事を1件受けてみませんか？
ぼくのプロフィールにも、オンライン秘書として在宅で働く様子をまとめています。よければのぞいてみてください。
一緒に、伝わる連絡を積み重ねていきましょう！
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